FOKUS GEBRAUCHTE – Traser Software -Komplexe Schaltzentrale im Unternehmen

Prozesse in Büro und Werkstatt vereinfachen und somit Zeit und Kosten im täglichen Geschäft einsparen – dabei helfen moderne Dealer-Management-Systeme (DMS), die deshalb im heutigen Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken sind. Im Kern fungieren die sogenannten DMS-Lösungen als Informationsdrehscheibe und zentrale Steuereinheit in Unternehmen. Sie sorgen dafür, dass Maschinenhändler ihre Prozesse im Neu- und Gebrauchtmaschinengeschäft, aber auch in Werkstatt, Lager und Logistik sowie in der Finanzbuchhaltung, Planung und im Personalwesen durchgängig und vor allem reibungslos organisieren können.

Passgenaue Software und DMS-Lösungen für den Land- und Baumaschinenhandel liefert das mittelständische Unternehmen Traser Software aus Kiel, das sich genau auf diese Branche spezialisiert hat. „Unsere Programme schaffen die Schnittstellen zwischen den Händlern, ihren Kunden und den Herstellern“, sagt Torben Weber, der gemeinsam mit Hauke Lamb das Softwarehaus in der Fördestadt leitet. Vor sechs Jahren wagten die beiden zusammen mit acht Mitstreitern den Schritt in die Selbständigkeit und gründeten das Unternehmen Traser Software. Der Name leitet sich ab von den englischen Begriffen Trade, Service und Rental und steht damit für die Hauptbestandteile der digitalen Unternehmungslösung – nämlich Handel, Kundendienst und Mietgeschäft. Die nötige Praxisnähe brachten die Entwickler von der Waterkant von Anfang an mit, denn sie hatten bereits vor Unternehmensgründung spezifische Software für den Baumaschinen- und Landmaschinenhandel entwickelt.

Mittlerweile beschäftigt das ehemalige Start-up mehr als 60 Mitarbeiter am Hauptsitz in Kiel sowie an weiteren Standorten in Lübeck und Belgrad. Gelebt werde eine vom Wir-Gefühl geprägte Unternehmenskultur, in der die Arbeitsprozesse und die Auftragslage für alle Mitarbeiter so transparent sind wie die Gehälter, erzählt Torben Weber per Video-Chat aus dem Homeoffice. Auch die im Unternehmen gelebte Innovationskultur wurde bereits mehrfach prämiert. Erst kürzlich wurde Traser Software im bundesweiten Innovationswettbewerb „TOP 100“ als einer der hundert besten Innovatoren des deutschen Mittelstands im Jahr 2020 gekürt. Fast noch mehr freut sich Torben Weber über die jüngste Auszeichnung des Landes Schleswig-Holstein als „Leuchtturm der Digitalwirtschaft“ und betrachtet sie als Ritterschlag für seine Entwicklungsmannschaft.

Knapp sechs Jahre nach Gründung nutzen über 80 Kunden im Land- und Baumaschinenhandel die DMS-Komplettlösung aus Kiel für ihre Geschäftsprozesse. „Damit bedient Traser mehr als 4.000 Anwender an über 350 Standorten“, berichtet Weber.

Seit Januar 2019 gehört auch der Wüstenberg-Standort in Niebüll dazu. Firmenchef Holger Wüstenberg erinnert sich: „Wir hatten schon 16 Jahre zuvor mit einer Branchenlösung auf Basis von Navision gearbeitet und suchten ein neues zukunftsfähiges ERP-System.“ Überzeugt habe ihn das junge motivierte und sympathische Traser-Team, mit dem man noch immer partnerschaftlich zusammenarbeite. Dass Kiel nicht weit entfernt liegt, ist für ihn ein erheblicher Vorteil. So habe man auch anfängliche Schwierigkeiten in der Anwendung der komplexen Software – bei der nun auch im Unterschied zum alten Software-System die Buchhaltung integriert ist – gut überwinden können und ein halbes Jahr später die Software-Lösung am Standort Husum eingeführt. Das norddeutsche Landtechnikunternehmen ist eine Art Referenzbetrieb für Traser. Daher findet noch immer ein reger Austausch zwischen Wüstenberg Landtechnik und den Kieler Entwicklern statt, wovon beide Seiten profitieren. Wüstenberg: „Die Software ist sehr komplex und hat einiges zu bieten. Wir befruchten uns gegenseitig und bringen das System gemeinsam weiter nach vorne, was natürlich auch in unserem Interesse ist.“

Die DMS-Software von Traser für Maschinenhändler umfasst die komplette Warenwirtschaft sowie die Finanzbuchhaltung. Sie basiert auf dem ERP-System (ERP = Enterprise Resource Planning) Microsoft Dynamics 365 Business Central – eine Weiterentwicklung von Microsoft Dynamics NAV. Daher entspricht die Bedienoberfläche den bekannten Office-Anwendungen wie Word, Excel oder Outlook, wodurch sich bei den Anwendern sofort ein vertrautes Gefühl und intuitive Bedienung einstellt.

Laut Geschäftsführer Torben Weber passen die Traser-Programmierer die Microsoft ERP-Standardanwendung genau an die spezifischen Bedürfnisse der Zielbranche an. „Wir veredeln also dieses bewährte Managementsystem für alle Geschäftsprozesse und adaptieren es für den Land- und Baumaschinenhandel“, erklärt er. Demnach verbindet die vollständig integrierte ERP-Lösung für Maschinenhändler alle Geschäftsbereiche eines Unternehmens – von der Auftragsabwicklung im Ein- und Verkauf über das Servicemanagement, die Lagerverwaltung bis hin zum Controlling und Rechnungswesen – und sorgt so für klare Strukturen und einfache Kommunikation. Sie ist damit ein effizientes Werkzeug, das hilft, Zeit zu sparen und Fehlerquoten zu senken. Und das unabhängig von der Unternehmensgröße, denn zur Kundschaft gehören laut Weber ebenso Unternehmen mit bis zu 400 Angestellten genauso wie solche, die nicht mehr als drei Mitarbeiter beschäftigen.

Die Traser-Programmierer arbeiten stetig an neuen modularen Erweiterungen und Schnittstellen. „Das System wächst modular mit“, betont Weber und vergleicht die Software mit einem dynamischen Baukasten, auf dessen Lösungsbausteine die Händler schrittweise und ganz nach Bedarf zugreifen können. Bestandteile sind Tools für die Maschinenabwicklung und -kalkulation, aber auch spezielle Module wie Traser Rental für die Maschinenvermietung und MaschinenParkOnline (MPO) für die Gebrauchtmaschinenvermarktung. Apps für mobile Endgeräte stellen sicher, dass die Nutzer in den verschiedensten Arbeitsbereichen auch außerhalb des Büros auf die Daten zugreifen und strukturiert arbeiten können.

Laut Torben Weber arbeiten alle Module mit einer zentralen Datenbank, so dass die Daten zwischen den Abteilungen einfach ausgetauscht werden können, was unnötige Duplikate und zeitraubende Doppelarbeit vermeidet. Außerdem sind die Module vollständig integriert: Über speziell programmierte Schnittstellen können die Daten zwischen dem Händlersystem, dem Herstellersystem und der Traser-Software ausgetauscht werden. Wie Torben Weber berichtet, haben die Traser-Spezialisten allein mit John Deere, einem langjährigen Kooperationspartner, bereits über 40 Schnittstellen realisiert. Die Branchensoftware sei aber völlig fabrikatsunabhängig. „Das Dealer-Management-System ist herstellerneutral – also offen für alle Händler“, betont der Unternehmenschef.

Das Traser-Kerngeschäft ist natürlich die Vernetzung von digitalen Daten, Systemen und Prozessen. Gleichzeitig gibt es in der Kieler Softwareschmiede ein großes Bewusstsein für kooperative Arbeitsweisen und die Vernetzung in der Branche. In regelmäßigen Lenkungsausschüssen mit Händlern, Herstellern und Verbänden werden aktuelle Herausforderungen identifiziert. Weitere Schlüssel zum Unternehmenserfolg sind neben langfristigen Partnerschaften aber auch eigene Veranstaltungen, in deren Fokus die digitale Transformation der Branche und der persönliche Austausch darüber stehen. Seit einiger Zeit gibt es auch eine Zusammenarbeit mit der DEULA Warendorf, die die Branchenlösungen aus Kiel innerhalb der Aus- und Weiterbildungswerkstatt für Land- und Baumaschinenmechatroniker einsetzt. „Digitalisierung ist viel mehr als die passgenaue IT-Infrastruktur. Die Menschen suchen Inspiration, Orientierung, Austausch und Beratung“, betont Weber in diesem Zusammenhang.

Doch wie sieht der Weg zur neuen digitalen Schaltzentrale aus? Dem Umschalten auf ein neues Dealer Management System geht eine intensive Analyse, Planung und Zusammenarbeit mit dem jeweiligen Fachbetrieb voraus.

In Schulungen erhalten dessen Mitarbeiter tiefgreifende Einweisungen in die Funktionalitäten des Systems und können Standardgeschäftsvorfälle in einer strukturierten Form abarbeiten und testen. Einen Parallelbetrieb gibt es laut Weber nicht. Stattdessen werden sämtliche Module der neuen Software zeitgleich auf das neue System umgeschaltet und damit das alte außer Betrieb genommen. Klar, dass die Softwareumstellung erst dann erfolgen kann, wenn sämtliche Planungen, Schulungen, Tests, Adaptionen und – vor allem – die Datenübernahme erfolgreich abgeschlossen sind.

Je nach Komplexität rechnet Torben Weber mit Projektlaufzeiten von bis zu zehn Monaten. Er empfiehlt aber, den Stichtag der Umschaltung, also das sogenannte Go-Live, in einen Zeitraum zu legen, wo es im Betrieb etwas ruhiger zugeht, weil dann erfahrungsgemäß oft noch neue Fragen aufkommen.

Letzteres kann auch Holger Wüstenberg bestätigen. Eine Softwareumstellung gehe immer mit Aufwand und Risiken einher. Wenn sich auf einmal langjährige Strukturen und Abläufe ändern, seien die Anwender anfangs einfach in vielen Dingen überfordert und benötigten daher vor Ort die persön- liche Unterstützung der Traser-Berater, weiß er. Daher hat die Virus-Pandemie der Wüstenberg-Gruppe einen ordentlichen Strich durch die Rechnung gemacht: Die bereits geplante System-Umstellung in den Mecklenburger Betrieben und am Standort Börm wurde angesichts der Kontaktauflagen auf „die Zeit nach Corona“ verschoben.

Wie Torben Weber berichtet, gibt es aber auch Fachbetriebe, die sich trotz und unter den schwierigen Bedingungen der Corona-Pandemie digital neu aufstellen. Angesichts der Kontaktbeschränkungen erfolgen dann Planung, Abstimmung und Projektstart sowie der Support virtuell über Telefon, Videokonferenzen und Fernwartung.

So ist das mehrfach ausgezeichnete Kieler Softwarehaus weiter auf Erfolgskurs. Bereits 2019 hatte das Unternehmen 4,3 Millionen Euro Umsatz eingefahren. Für das laufende Jahr prognostiziert Torben Weber einen weiteren Umsatzsprung auf 6 Millionen Euro. In Zukunft will der Geschäftsführer und Mitgründer von Traser Software auch die Internationalisierung weiter vorantreiben und Kooperationen im Ausland ausbauen. Bereits heute arbeiten die Softwareentwickler von der Waterkant mit zertifizierten Microsoft-Partnern auf internationaler Ebene im Vertrieb der branchenspezifischen Branchenlösungen zusammen.

Im Fokus bleibt laut Torben Weber auch die stetige Weiterentwicklung der branchenspezifischen ERP-Lösung, aber auch die Schaffung weiterer Anbindungen an Herstellersysteme und die Weiterentwicklung des Gebrauchtmaschinentools MaschinenParkOnline sowie verschiedener Apps. Darüber hinaus bespielt das norddeutsche Softwarehaus spannende Innovationsthemen und will sie im Dialog mit seinen Kunden und im Verbund mit Partnern weiter voranbringen. Nur zwei Beispiele dafür sind die digitale Werkstatt, in der die Microsoft Datenbrille HoloLens die reale und virtuelle Welt übereinanderlegt, sowie die Erstellung digitaler Maschinenzwillinge unter Einsatz von Blockchain-Technologie.