ERP- und CRM-Systeme -Mehr Schwung im Verkauf mit moderner Software

Seit zwei Monaten läuft in der Tullastraße 12 im Karlsruher HLT Büro die Unternehmensplanungssoftware Microsoft Dynamics 365 Business Central – früher auch bekannt als Navision. Beratender Installationspartner ist die Kieler Softwareschmiede Traser GmbH. „Haus der Landtechnik“ (HLT GmbH & Co. KG) ist ein Einkaufsverbund von Landtechnikunternehmen. Bundesweit 65 Kommanditisten mit teilweise mehreren Filialen nutzen die Dienstleistungen der HLT im Abrechnungsmanagement mit über 85 führenden Herstellern. Das Geschäftsvolumen erreicht 2022 cirka 100 Mio. Euro. Das HLT Team in Karlsruhe zählt fünf Mitarbeitende, Geschäftsführer ist Uwe Zernickel.

Traser Software GmbH, Kiel, hat sich auf die Entwicklung und Vermarktung von kaufmännischer Software für den Land- und Baumaschinenhandel spezialisiert. Zu den digitalen Anwendungen gehört unter anderem Maschinenparkonline (MPO), quasi eine Schnittstelle zwischen ERP- oder Warenwirtschaftssystem und Gebrauchtmaschinenplattformen.

Die DMS-Software von Traser für Maschinenhändler umfasst die komplette Warenwirtschaft sowie die Finanzbuchhaltung. Sie basiert auf dem ERP-System (ERP = Enterprise Resource Planning) Microsoft Dynamics 365 Business Central – eine Weiterentwicklung von Microsoft Dynamics NAV. Daher entspricht die Bedienoberfläche den bekannten Office-Anwendungen wie Word, Excel oder Outlook, was die Bedienung erleichtern soll. Traser betreut mit rund 100 Mitarbeitenden Kunden in vielen Ländern Europas und erzielt einen Jahresumsatz von 8,7 Mio. Euro. 

Die Verfügbarkeit von Daten für alle Mitarbeitenden und die Geschäftsführung hat noch Verbesserungspotenzial. Das zeigten die Ergebnisse eines Meinungsbildes (n=12) eines von der HLT gemeinsam mit Traser ausgerichteten Workshops für Geschäftsführer von Landmaschinenhandels- und -serviceunternehmen. Alle Unternehmen mit mehr als zehn Mitarbeitenden verwenden ein CRM-System. Bei der Arbeit nutzen die Verkäufer den Desktop PC und das Smartphone, das Tablet seltener.

Für die Auswertung ihrer Verkaufskennzahlen ist die Excel-Tabelle in zwei Drittel der Betrieben noch das erste Mittel der Wahl.

Für die Führungskräfte sind der Umsatz pro Verkäufer und die Zahl der anstehenden Projekte die bedeutendsten Vertriebskennzahlen. Etwas über 40 Prozent der Chefs haben keinen vollständigen Einblick in die Kundendaten, knapp die Hälfte der befragten Betriebe speichert das Wissen über die Kunden, zum Beispiel Besuchsprotokolle, bereits in einer CRM-Software. Ein Viertel der Befragten nutzt dafür Excel. 

In den Verkaufsteams können nur 41 Prozent der Verkäufer die Kundendatenbank der Kollegen einsehen. Die Angebotserstellung wird von den Kollegen als kompliziert empfunden, negativ wird auch das Zurechtfinden in den Aufzeichnungen bei Vertretung des Kollegen und das Suchen von Dokumenten beurteilt. 

„Was sollte eine Software bieten, um den Vertriebsalltag zu erleichtern?“, lautete eine Frage. Als Funktionen mit Priorität wurde die Übersicht der aktuellen Projekte, der Einblick in den Kundenmaschinenbestand genannt. Gewünscht wird ebenso ein einfaches Kalkulationswerkzeug für Angebote.

eilbote: Herr Zernickel, wie schätzen Sie den Stand der Digitalisierung bei den Mitgliedsbetrieben der HLT ein?

Uwe Zernickel: Wir bemerken, dass zunehmend Schwung in dieses wichtige Thema kommt. Auch für die HLT ist die weitere Digitalisierung und Effizienzsteigerung unserer Organisation tägliche Aufgabe aber auch Herausforderung. Als Geschäftsstelle unserer Mitgliedsbetriebe wollen wir mit einem guten Beispiel vorangehen.

Wir haben entsprechend investiert und arbeiten seit August mit Microsoft Dynamics 365 Business Central. Bei der Auswahl unseres Software-Partners hat uns die Branchenkompetenz der Traser GmbH überzeugt. Gerade bei unserem Geschäftsmodell sind funktionierende Schnittstellen zu den Landtechnikherstellern enorm wichtig.

Torben Weber: Hinzu kommt, dass im Kreis der HLT Kommanditisten bereits eine stattliche Zahl an Traser-Anwendungen laufen. 

eilbote: Sparen Sie jetzt bei der HLT Arbeitskraft durch Effizienzsteigerung ein?

Zernickel (lacht): Nein, unser fünfköpfiges Team hat weiter gut zu tun. Wir konnten aber die Rechnungsverarbeitung verschlanken, die Mitarbeitenden gewinnen so Freiraum auch für strategische Aufgaben.

eilbote: Beim Thema Digitalisierung hören wir auch von Fällen, bei denen sogar größere Unternehmen nach Softwareanalyse und Angebot die aus ihrer Sicht hohen Investitionen in ihr Datenmanagement scheuen.

Weber: Sicherlich kommt dies vor, und tatsächlich ist das nicht in erster Linie von der Größe eines Unternehmens abhängig.

Wir stellen aber fest, dass der Wille, die Vorteile eines aktuellen ERP-Systems zu nutzen, in unserer Branche deutlich zunimmt. Viele unserer Betriebe, auch bei der HLT, sind über Jahre gewachsen, es gab Übernahmen und Zusammenschlüsse, die auch datentechnisch bewältigt werden müssen. Vor der Empfehlung für ein System müssen wir uns die Prozesse in den Betrieben anschauen. Das bedeutet in einigen Fällen, die eingeschliffenen Wege im Unternehmen an die vom ERP-System vorgegebenen anzupassen, die besonders im Datenhandling oft viel effizienter sind.

Sehr oft gibt es in der Praxis noch viele schriftliche Memos und manuelle Eingaben, die doppelt laufen. In unserer Umfrage unter Geschäftsführern und Vertriebsmitarbeitern im Landmaschinenhandel werden besonders das Suchen nach Dokumenten und das Zurechtfinden bei Vertretung von Kollegen als echte Zeitfresser beschrieben.

Zernickel: Der Verkaufsprozess wird in unseren Mitgliedsbetrieben immer professioneller. Da ist eine einheitliche, für alle verfügbare Datenlage eine wichtige Voraussetzung.

Zeitgewinn und mehr Transparenz durch Dokumentenmanagementsysteme und die elektronische Rechnungsverarbeitung sind für viele unserer Mitglieder selbstverständlich.

eilbote: Ist der Generationswechsel ein Treiber der Digitalisierung?

Weber: Ja, auf alle Fälle geht die jüngere Generation unbefangener an dieses Thema heran und sieht das enorme Potenzial.