Datenverarbeitung -Hälfte der Rechnung zahlt der Staat

Eine der größten Herausforderungen auch für die Landmaschinenbranche sowie Lohnunternehmer und Dienstleister stellt die Digitalisierung im Unternehmen dar. Dabei ist es möglich, mittels staatlicher Förderung von Beratungsleistungen den Grundstein für diese wichtige Modernisierung zu legen.

Wie bereits in dem Beitrag „Digitalisierung: Der Staat hilft kräftig mit“ von Max Birle (eilbote Nr. 45/2020) erläutert, benötigt die Digitalisierung Wissen und Investitionskraft, damit zukunftssichere Unternehmen und Arbeitsplätze erhalten und geschaffen werden können. Durch die Zusammenarbeit mit Unternehmensberatungen kann das benötigte Wissen zur erfolgreichen Digitalisierung in kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) eingekauft werden. Gleichzeitig zeigen die Berater Möglichkeiten der Investitionsförderung auf und erarbeiten Investitionspläne, damit Händler, Hersteller und Lohnunternehmen sich nachhaltig digital und zukunftsorientiert aufstellen können.

Um einen besseren Überblick über das mögliche Vorgehen bei der Beratung von Unternehmen zu geben, wird hier das Vorgehen anhand eines Kundenprojektes bei einem mittelständischen Handelsunternehmen beschrieben, welches vorwiegend Kommunal- sowie Galabautechnik vertreibt und repariert.

Zunächst erfolgt ein erstes, kostenfreies Gespräch, in dem Rahmenbedingungen, Ziele und Möglichkeiten der Beratung besprochen werden. Auch werden passende Fördermöglichkeiten für das Vorhaben aufgezeigt. Hierbei geht es besonders darum, dass der Berater und das Unternehmen sich kennenlernen sowie erste Vorstellungen einer möglichen Zusammenarbeit zu skizzieren und gemeinsame Ziele des Projektes festzulegen. Daraufhin folgt ein Angebot von Unternehmensberaterseite mit den im Gespräch besprochenen Eckpunkten und Inhalten. Bei dem beispielhaften Maschinenvertriebsunternehmen kristallisierten sich in erster Linie die Themen Digitalisierung und Optimierung der Arbeitsabläufe heraus.

Das gesamte Vorhaben startet im ersten Schritt mit einer Kick-Off-Veranstaltung mit den Beratern und allen beteiligten Mitarbeitern des Unternehmens. Dabei geht es darum, das Team mit ins Boot zu holen und ihm die Prinzipien und Methoden, mit denen die Unternehmensberatung arbeitet, näherzubringen, um den Prozess der Umgestaltung für alle Beteiligten transparent zu gestalten. Als nächstes folgt der Digitalcheck, eine kurze Analyse zur Ermittlung des Digitalisierungsgrades und der vorhandenen IT-Struktur im Unternehmen. Dabei werden bereits Ansätze zur Optimierung aufgedeckt und Ansprüche an die zukünftige Zielstruktur des IT-Systems festgehalten. Darauf folgend wird in die Prozess-analyse gestartet: Vorhandene Prozesse und Abläufe im Unternehmen werden ermittelt, dokumentiert und analysiert. Daraus werden Handlungsempfehlungen und ein individueller Fahrplan für den Kunden entwickelt, in dem nächste Schritte und Handlungsfelder dargestellt sind. Dazu gehören auch die Vorstellung von Methodiken und Schritten in Form von Workshops oder Einzeltrainings. Im Beispielunternehmen sind bei der Analyse neben den Themen Digitalisierung und Prozessoptimierung so auch Themen der Führung und Kultur relevant geworden, um die Mitarbeiter in den Prozess der Umgestaltung besser integrieren zu können. Aber auch, um darüber hinaus die Unternehmensentwicklung strategisch nachhaltig und zukunftsorientiert gestalten zu können.

Damit Unternehmen die finanziellen Belastungen der Beratungsleistung nicht allein tragen müssen, gibt es Förderprogramme des Bundes. Die Förderprogramme „go-digital“ und „Förderung unternehmerischen Know-hows“ unterstützen hierbei die Beratung zur Digitalisierung der Firma sowie die strategische Planung der Umgestaltung. Das Beste für die Unternehmen vorweg: Die Berater übernehmen hierfür die Antragstellung. Die Bürokratie für den Auftraggeber fällt somit weg.

Das Förderprogramm „go-digital“ richtet sich gezielt an kleine und mittlere Unternehmen. Mit seinen drei Modulen „Digitalisierte Geschäftsprozesse“, „Digitale Markterschließung“ und „IT-Sicherheit“ bietet das Programm finanzielle Unterstützung bei der praxisorientierten Beratungsleistung, um Unternehmen digital auf dem neuesten Stand zu halten. Dabei stellt der steigende Sicherheitsbedarf an IT-Strukturen einen zentralen Punkt dar.

Der Auftraggeber entscheidet sich zusammen mit der Unternehmensberatung für ein Hauptmodul, das mindestens 51 Prozent der Beratungsleistung abdeckt. Im Hauptmodul sind bis zu 20 Tage förderbar und bei Bedarf kann aus den Nebenmodulen eine zusätzliche Beratungsleistung von bis zu zehn Tagen gefördert werden. Wählt man das Modul „Digitalisierte Geschäftsprozesse“ oder „Digitale Markterschließung“ als Hauptmodul, kommen zwei Tage zum Thema „IT-Sicherheit“ obligatorisch hinzu. Der Zuschuss beträgt maximal 16.500 Euro bei einer Förderquote von 50 Prozent der Beratungsleistung. Das Unternehmen mit Hauptsitz oder Niederlassungsstelle in Deutschland darf hierbei maximal 100 Mitarbeiter sowie einen Vorjahresumsatz von 20 Mio. Euro nicht überschreiten. Die Beratung darf nur von einem autorisierten Berater erfolgen.

Die Kernaspekte der Module sind:

■ IT-Sicherheit:

– Risiko- und Sicherheitsanalyse der bestehenden IT-Infrastruktur

– Maßnahmen zur Initiierung/Optimierung von betrieblichen IT-Sicherheitsmanagementsystemen

■ Digitale Markterschließung:

– Entwicklung einer Online-Marketing-Strategie

– Aufbau einer professionellen Internetpräsenz

– Einführung eines eigenen Online-Shops oder Nutzung externer Auktions-, Verkaufs- oder Dienstleistungsplattformen, sowie Social-Media-Tools

– Nachgelagerte Prozesse

■ Digitalisierte Geschäftsprozesse

– Digitalisierung der bestehenden Prozesse

– Einführung von Lösungen zur Digitalisierung der Gesamt- oder Teilprozesse des Unternehmens oder zwischen Unternehmen und Kunden beziehungsweise Geschäftspartnern

– Digitalisierung von Arbeitsabläufen unter anderem in den Bereichen Versand- und Retourenmanagement, Logistik, Lagerhaltung, elektronische Zahlungsverfahren

Die „Förderung unternehmerischen Know-hows“ des BAfA fördert Beratungsleistungen zu allen wirtschaftlichen, finanziellen, personellen und organisatorischen Fragen der Unternehmensführung und deckt somit die Themen der Optimierung des operativen Tagesgeschäftes bis hin zur Entwicklung einer auf das Unternehmen angepassten Digitalisierungsstrategie ab.

Die Förderquoten unterscheiden sich nach Art des Unternehmens und der Region: Je nachdem, ob es sich um ein Bestandsunternehmen, Jungunternehmen (weniger als zwei Jahre am Markt) oder ein Unternehmen in Schwierigkeiten handelt, steigen die Förderquoten. Auch werden Unternehmen in den neuen Bundesländern noch einmal verstärkt gefördert. Dabei variiert die Förderquote zwischen mindestens 50 und maximal 90 Prozent mit einer Gesamtfördersumme von 3.000 Euro bis 4.000 Euro.

Der genaue Förderumfang gestaltet sich unterschiedlich:

■ Jung- und Bestandsunternehmen: 

– Neue Bundesländer ohne Berlin und Region Leipzig bis zu 80 Prozent

– Alte Bundesländer mit Berlin und Region Leipzig bis zu 50 Prozent

■ maximale Gesamtfördersumme: Jungunternehmen 4.000 Euro, Bestandsunternehmen 3.000 Euro, Unternehmen in Schwierigkeiten bundesweit bis 90 Prozent, maximal 3.000 Euro

Ergänzend zu den beiden oben genannten Programmen, die bundesweit gelten, wurde beim Beispielhändler für Schulung der Mitarbeiter das Programm „Weiterbildung in Niedersachsen“ der NBank eingesetzt, mit dem auch über 50 Prozent der Trainingskosten gefördert werden können.

Landesspezifische oder regionale (zum Beispiel landkreisbezogen) Programme sollten entsprechend individuell geprüft werden.

Wichtig bei beiden Förderprogrammen: Der Beginn der Beratungsleistung darf erst nach Antragstellung erfolgen. Die Einreichung der Unterlagen und Antragstellung erfolgt bei beiden Förderprogrammen durch das Beratungsunternehmen. Mit qualifizierten Beratern lässt sich nach einer spezifischen Prüfung ermitteln, welche Förderprogramme für das Vorhaben passen und wie diese idealerweise eingesetzt werden können.

Jörg Högemann ist Geschäftsführer der einfach.effizient. Treuhand Unternehmensberatung. Diese berät kleine und mittelständische Firmen aller Branchen von der Nutzung verschiedenster Förderprogramme bis hin zur Lösung für morgen. Neben der Beratung werden maßgeschneiderte Lösungen und wirksame Umsetzungsunterstützung geboten.

E-Mail: hoegemann @ treuhand.de